学工办关于做好2004届毕业生档案转寄工作的通知

       2004届毕业生毕业离校和档案转寄工作即将开始。为了保证毕业生档案完整、及时、准确地寄往用人单位和档案保管部门，学习中心要高度重视毕业生档案转寄工作，派专人负责，并做好相关交接记录，保存登记凭证。现将有关事项通知如下：

一、清点、整理档案：

1、清点毕业生档案。

2、学生档案袋封面所列清单理齐、补全应有的档案材料。学生成绩总表与院教务办联系。对全日制高起本学生档案袋封面上加体验表栏目，并将体验表放入学生档案。对受处分后有显著进步表现的学生，经学习中心集体讨论决定，其处分材料可以不放入学生转出的档案中，保留在学习中心存档。

3、补做处分档案材料学院备案工作。学生处分材料一直是在学习中心保管，为迎接教育部评估和加强处分材料的规范管理，要求对学生违纪处分材料一律送寄学院存档。务请学习中心将建站以来给予学生的历年违纪处分文件复印件补寄一份给学院学工办备案。今后处分权限在学习中心的学生违纪处分，处分后请在汇海输入的同时寄送一份处分决定文件给学院备案，不要遗漏（包括考试处分和行政处分）。

二、办理转档手续：

1、印制档案转递三联单（在学院网站文件管理下载）。在转递单上要盖学习中心公章，填明回执寄回学习中心存档，同时印上学习中心名称、详细地址、邮编，并在回执单开头空格处也印上学习中心全称。档案转递三联单放到每一位学生的档案袋中。

2、档案袋密封。档案袋封面右上角须盖机密章。封口加盖两个学习中心骑缝章。要求专起本学生向学习中心提供档案转入部门名称和地址，可以由学生本人携带。高起本的档案统一由学习中心通过邮局机要邮件通道按报到证地址邮寄档案。

3、档案转递时间。毕业生档案转寄工作高起本7月15日，专起本在7月底前完成。

  毕业生档案转寄工作是一项非常重要、细致的工作，希望学习中心以对毕业生工作高度负责的精神，认真地做好毕业生档案的清点、整理、转寄工作。