关于做好06届毕业生电子注册图像采集等工作的通知

06届毕业班学员:

我院2006届将有六千多同学毕业。根据教育部办公厅、新华社办公厅关于《高校毕业生电子注册图像采集工作的要求和流程》的通知和浙江省教育厅对今年高等教育学历证书电子注册的要求，现将我院2006届毕业生电子注册图像采集等工作通知如下：

一、参加图像采集的对象和工作流程

参加图像采集的对象：02级全日制高升本、03级专升本，预计能提前在06年夏季毕业的同学，以及04年和04年以前未毕业的所有遗留同学（虽然其中有的同学已经拍摄照片，但由于时间较长建议重拍，也便于照片查找）。05年已经拍摄而预计将在06年及以后毕业的同学，照片由学院教务办公室保留，本次不需要重拍。

由于远程教育毕业生分布在全国各省、市，根据往年图像采集过程中的情况，对2006届毕业生的图像采集工作作如下安排：（一）浙江省内学习中心统一由新华社驻浙江分社下派摄影小组拍摄；（二）浙江省外学习中心如果当地学习中心所在学校安排拍摄的，一律采用拍摄办法。如果当地学习中心所在学校不安排拍摄的，则采用交照片扫描的办法；（三）江苏省各学习中心仍按去年江苏省规定的程序进行图像采集。

   （一） 浙江省内的学习中心具体操作办法：

1、  浙江省高校毕业生图像采集工作于10月下旬开始，集中采集计划在年底前完成，明年开始陆续堪误。

浙江省各学习中心可挂靠当地高校或直接与浙江省新华分社联系进行拍摄，各学习中心请抓紧制定预拍日期计划表，确定详细拍摄时间、场地等事宜（附件一）报新华分社采集中心或挂靠高校以利于统一安排。新华社浙江分社高校毕业生图像采集中心的联系电话：0571-87056260、87056261、875116233  传真：0571-87056261  邮编：310007   地址：杭州市体育场路499号新华社浙江分社主楼107室。因新华社不接受散拍学生，所以请各学习中心在确定拍摄时间和地点后及早通知学生本人，以免错过拍摄时间带来不便。玉泉、杭州电大、杭州职业技术学院和湖滨医学、杭州医学、建德医学这几个学习中心集中在玉泉校区统一拍摄（具体时间另定）。

2、今年的图像采集工作一律采用电子文档（excel）形式的“毕业生数据库”替换“机读卡”来采集信息，不需填涂“机读卡。

 “毕业生数据库”的具体操作和流程：学习中心下载并截取毕业生信息的总数据库（附件二，该数据库已按学习中心及专业排序）中自己学习中心所属的学生库，千万不要遗漏，复制、粘贴到空白excel表（附件三）中。并核对每位学生的相关学籍信息，有错请及时修改并报学院教务办，制作成以各学习中心为单位的数据库。然后分班打印出来，与“学生签名单”（附件四）一起，在拍摄当天，每个学生先在“学生签名单”上填写序号并签名，每拍完一个学生将他所签名的序号填入“数据库”空白的“拍摄序号”栏中相对应位置，（序号必须用四位码：如0001、0002……），未参加拍摄或迟到的同学“拍摄序号”栏先留空，直至拍完，最后由学习中心负责图像采集工作的人员仔细检查并将拍摄序号输入电脑数据库中的“拍摄序号“栏，该数据库一式二份：一份留学习中心，一份上交新华社外派摄影小组，数据库的文件名一律为《浙江大学远程教育学院××学习中心毕业生数据库》。

注意：数据库(附件三)中的“拍摄序号”必须与学生本人签名的“学生签名单”（附件四）中序号完全一致。学习中心在填写、制作“毕业生数据库”的拍摄序号时，一定要认真仔细，否则，照片将会张冠李戴，也有可能因填错一个序号，而导致后面的照片全部错位。

（二）浙江省外学习中心（江苏省除外）

浙江省外学习中心如果当地学习中心所在学校安排拍摄的，可参照浙江省的拍摄办法和根据当地新华社的要求。有些省目前仍采用“机读卡”采集毕业生数据，关于机读卡的填写注意事项，详见附件五。

浙江省外采用交照片扫描办法的学习中心，须组织学生集体到定点的照相馆拍摄规格统一的蓝背景、浅色上衣、二寸、免冠彩照，每人取两张，在照片背面用铅笔或圆珠笔写上学号、姓名、身份证号，由学习中心按专业汇总后请在2005年12月1日前统一寄往学院教务办。教务办统一将照片交新华社浙江分社扫描上网。

（三）江苏省各学习中心可仍按去年的程序进行图像采集，采集完毕后，请于2006年1月底前将照片及光盘寄往学院教务办。

二、图像制作

图像采集完毕后由新华社按加印1×8统一制作，学习中心核对并堪误，于2006年1月底前将四张两寸照片及电子照片数据光盘(学习中心请自留底)寄往以下地址：杭州浙大路38号浙江大学远程教育学院教务办公室，吕宁 收，邮编：310027

三、图像采集费用

1、图像采集收费按教育部办公厅、新华社办公厅文件标准收取，每人收取15元（2寸×4张，1寸×8张）。浙江省的各学习中心和浙江省外采用照片扫描办法的学习中心图像采集费直接在毕业生教材多余款中扣除，不需另向学生收取费用，拍摄完毕后请向摄影小组解释不必将费用上缴。往届未毕业的遗留的浙江省学习中心的同学和采用照片扫描办法的同学，因学院财务学费已经结算，无法再从多余的教材费中扣除，所以学生每人交15元给学习中心，学习中心再将费用交学院教务办公室。浙江省外的学习中心在所在学校安排拍摄的，图像采集费用由学生每人交15元给学习中心，再由学习中心交给拍摄的学校，学院不再扣除其费用。

四、学生信息校对

学生的基本信息是学历证书电子注册的重要依据，是将来用人单位网上查询毕业生身份的重要依据，关系到每位毕业学生学历证书的有效性，同时为保证这次图像采集中的“毕业生数据库”的准确性，在采集图像信息前请各学习中心提前组织好学生认真、仔细地核实毕业生信息。

请各学习中心组织好学生对汇海教育管理系统中的个人信息内容进行逐项核实校对。学习中心校对、修改基本信息的操作方法为：汇海教育管理系统 → 教务管理 → 学生基本信息管理，在学生信息管理列表窗口中的“学习中心”和“年级专业层次”选择框中选择具体学习中心和专业，单击“查看”按钮，系统将显示该专业下所有的学生名单。如要查看某学生的信息，则将鼠标移到该学生的学号上（当鼠标指针呈手形时表示该条记录已经选中）单击，系统将显示该学生的基本信息（包括一般信息和其他信息都要校对，校对完毕后再查看打印预览）。学生基本信息的修改操作方法请查阅页面上的“帮助”。

对汇海教育管理系统中的每项信息，原来没有填写的都要补上，其中身份证上的出生日期必须与出生日期栏统一，做到反复核对，准确无误，若有不实之处，责任和后果由学习中心和学生自负。学习中心没有修改学生的姓名、性别、学号、身份证号码的权限，如有错误，由教务办责更正；对性别身份证号码、姓名（较大不同）的改动，还须将户籍等有关证明(复印件)寄到教务办，核实后更正。医学类各专业的信息错误请报金涛老师：jintao@zj.edu.cn，0571-87217404。

每年都有不少学生对自己的信息校对不重视，导致毕业生电子注册信息的错误，也给学院的毕业工作造成极大的麻烦, 因此学习中心可以让每个核对完信息的学生签字。

对图像信息采集工作有不明之处请及时与教务办公室联系，非医学专业联系人：吕宁，E-mail：lvning@zj.edu.cn。 医学类专业联系人：金涛，E-mail：jintao@zj.edu.cn.